Bước đầu xây dựng chính quyền điện tử ở phường Thuận Phước

Từ thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”...

Ủy ban nhân dân (UBND) phường Thuận Phước áp dụng cơ chế “một cửa”, từ năm 2001, sau khi UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 49/2001/QĐ-UB, ngày 11-4-2001, phê duyệt Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” ở các cơ quan nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng. Tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả hồ sơ, phường niêm yết công khai, minh bạch các quy định về thủ tục hồ sơ, trình tự, thời gian, lệ phí giải quyết công việc trên các lĩnh vực như: hộ tịch, chứng thực, đất đai, xây dựng nhà ở, lao động, thương binh và xã hội... là những lĩnh vực phải thường xuyên giải quyết các thủ tục hành chính phức tạp, liên quan đến những giao dịch hành chính, dân sự, sinh hoạt hàng ngày của người dân và tổ chức... Cũng tại đây, phường thực hiện tư vấn về các chính sách của Nhà nước như bảo hiểm xã hội, giải quyết việc làm, chi trả lương hưu và các chế độ chính sách... Nhờ đó, việc giải quyết hồ sơ được tiến hành sớm, đúng thời gian hẹn, đúng thủ tục và quy trình đạt 100%; nhiều đầu công việc được rút ngắn đáng kể về thời gian như: hồ sơ đăng ký kết hôn, khai sinh, xác nhận hộ tịch, chứng thực... trước đó phải mất từ 5 - 7 ngày (năm 2001) nay giảm xuống chỉ còn 1 - 3 ngày, nhiều hồ sơ xử lý xong chỉ từ 1 - 2 giờ. Qua việc thực hiện cơ chế “một cửa”, cách thức tổ chức và chất lượng hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ngày càng đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân tốt hơn, giảm sự phiền hà, sách nhiễu của cán bộ, công chức phường...

Cơ chế “một cửa” tuy tạo nên đột phá đầu tiên trong cải cách thủ tục hành chính, nhưng hạn chế của nó là vẫn còn “nhiều khóa”, người dân có nhu cầu vẫn phải đi lại nhiều lần, nhiều nơi, mất nhiều thời gian, công sức. Với quyết tâm xóa bỏ rào cản này, ngay sau khi Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22-6-2007, ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và UBND thành phố có Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND Quy định về trình tự, thủ tục tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại UBND phường, xã, phường Thuận Phước đã triển khai thực hiện tốt bước đột phá tiếp theo - cơ chế “một cửa liên thông”.

Trên thực tế có nhiều loại hồ sơ hành chính có liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều cấp, nhiều cơ quan, phải qua nhiều đầu mối mới có kết quả cuối cùng. Cơ chế “một cửa liên thông” đặt ra yêu cầu UBND phường cùng các cơ quan nhà nước cấp quận, sở ngành liên quan có trách nhiệm phối hợp trong quy trình xử lý hồ sơ; tổ chức, công dân có nhu cầu chỉ nộp hồ sơ và nhận lại kết quả tại một đầu mối, không phải cầm hồ sơ đi từ cơ quan này tới cơ quan khác. Cùng với cải cách này, phường chủ trương hiện đại hóa công sở hành chính, đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, lắp đặt các thiết bị kỹ thuật. Nhờ đó, việc giải quyết thủ tục tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả diễn ra thuận tiện, đơn giản qua hệ thống máy vi tính. Trong công tác quản lý tài chính, UBND phường xác lập trật tự, kỷ cương mới trong quản lý thu phí và lệ phí; tách bạch phần nghĩa vụ tài chính trong giao dịch hành chính với việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đất, thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại quỹ lao động công ích, an ninh quốc phòng... Đồng thời, công khai các khoản thu, mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng đối với các loại phí, lệ phí tại Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả và chứng thực.

Những nỗ lực cải cách thủ tục hành chính trong việc thực hiện cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” đã góp phần làm lợi cho công dân 4 lượt giao dịch/hồ sơ; rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính trên lĩnh vực đất đai, lao động, thương binh và xã hội. Về phía chính quyền, chất lượng, ý thức trách nhiệm, tác phong, lề lối làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức không ngừng được nâng lên và chuyển biến tích cực; từng bước củng cố niềm tin của người dân vào chất lượng hoạt động của chính quyền cơ sở.

Đến thực hiện “một cửa điện tử” - khởi đầu cho việc xây dựng chính quyền điện tử tại cơ sở

Tháng 12-2008, phường Thuận Phước là một trong những đơn vị cấp phường đầu tiên của thành phố Đà Nẵng tiến hành đầu xây dựng mô hình “một cửa điện tử”. Hồ sơ thủ tục hành chính trên các lĩnh vực được tích hợp lên trang web motcua.danang.gov.vn có chức năng hiển thị tình hình tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Đây là công cụ hữu hiệu để người dân và lãnh đạo phường giám sát các dịch vụ công. Người dân có thể tra cứu thông tin trực tiếp, được cung cấp thông tin ở mọi nơi, mọi lúc và không phụ thuộc vào tinh thần làm việc hay thái độ của cán bộ phường (mỗi công dân khi đăng ký hồ sơ đều được cấp một mã số hồ sơ). Các báo cáo được cung cấp bởi “một cửa điện tử” bảo đảm trung thực vì được thực hiện hoàn toàn tự động và không thể bị thay đổi. Tình hình giải quyết hồ sơ của phường được công khai trên “một cửa điện tử”. Qua đó, người dân có thể biết được tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn, chính xác; công khai, minh bạch hóa các hoạt động của chính quyền phường.

Để thực hiện tốt “một cửa điện tử”, từ năm 2008, UBND phường tiến hành hiện đại hóa công sở, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ CCHC, tập trung vào công năng sử dụng, nhất là phòng một cửa, chứng thực đủ chuẩn, phòng tiếp công dân và tra cứu hồ sơ của công dân rộng rãi, thoáng mát và kết nối mạng, không chỉ mạng nội bộ trong từng đơn vị của phường mà nối mạng chung với UBND quận Hải Châu, Sở Nội vụ, để thuận tiện hơn trong việc điều hành và theo dõi hồ sơ; chuyển hình thức xử lý hồ sơ bằng tay sang xử lý bằng máy tính. Trong đó, ưu tiên xử lý các thủ tục, hồ sơ thiết yếu liên quan đến đời sống của người dân như: đăng ký khai sinh, kết hôn, hộ tịch, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, lao động, thương binh và xã hội, chứng thực chữ ký, chứng thực di chúc, văn bản từ chối khai nhận di sản, xác nhận nhà đất... Bên cạnh ứng dụng CNTT theo mô hình chung của thành phố, phường còn triển khai thêm 4 phần mềm phục vụ ứng dụng CNTT gồm: 1 phần mềm dịch vụ công, 1 phần mềm về quản lý tài chính kế toán, 1 phần mềm quản lý lao động - việc làm, ứng dụng hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành từ quận đến phường và ngược lại (mô hình văn phòng không giấy). Nhờ đó, phường rút ngắn được thời gian giải quyết thủ tục hành chính từ 1 đến 2 ngày so với trước, thậm chí có trường hợp giải quyết ngay trong ngày hoặc ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ.

Qua bước đầu triển khai thực hiện mô hình “một cửa điện tử” tại phường cho thấy:

- Các trang thiết bị phải đáp ứng công việc, các phần mềm ứng dụng cần phải được nâng cấp liên tục để đáp ứng nhu cầu thực tế, tình trạng đường truyền internet và nguồn điện phải ổn định.

- Cán bộ, công chức phải thông thạo việc sử dụng máy tính và phải có tâm huyết, nhiệt tình, chịu khó xử lý mọi tình huống khi phần mềm chạy chậm, máy bị sự cố, ảnh hưởng đến công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cho công dân.

Cùng với cải cách thủ tục hành chính, đồng thời thúc đẩy cho công tác này ngày càng hiệu quả, phường đẩy mạnh công tác cán bộ và xây dựng đội ngũ cán bộ, trong đó chú trọng đặc biệt đến công tác quy hoạch cán bộ kế thừa và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức tại địa phương. Đến nay, có 90% số cán bộ của phường đều được đào tạo qua các lớp đại học luật, trung cấp quản lý hành chính nhà nước và các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ quản lý đô thị do quận và thành phố tổ chức; UBND phường đã cử 13 cán bộ, công chức đi học, trong đó 5 trung cấp chính trị, 8 trung cấp QLNN, 1 cao cấp chính trị, 2 đề án 89 của Thành ủy về đào tạo cán bộ nguồn Bí thư và Chủ tịch xã, phường. Tổ Tiếp nhận và Trả hồ sơ được phường bố trí 4 cán bộ (tập trung vào các bộ phận chuyên môn như: Văn phòng - Thống kê, Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính - Nhà đất, LĐ - TB và XH), Tổ Chứng thực 2 cán bộ có năng lực công tác và kỹ năng thành thạo công việc chuyên môn, nắm bắt và giải quyết được nhiều lĩnh vực liên quan đến công việc, hầu hết cán bộ UBND phường đều qua các lớp tin học văn phòng, cơ bản ứng dụng được công nghệ thông tin trong công việc hằng ngày.

Qua thực hiện cải cách hành chính nói chung, cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông", “một cửa điện tử” nói riêng, đã từng bước nâng cao chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tại địa phương, các tổ chức, công dân yên tâm và tin tưởng khi giao dịch các thủ tục hành chính tại UBND phường, tạo được môi trường thông thoáng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội, duy trì an ninh, trật tự và an toàn xã hội trên địa bàn. Khảo sát về mức độ hài lòng của tổ chức và công dân đối với dịch vụ hành chính công trong công tác cải cách hành chính của phường (dựa trên 8 tiêu chí: cán bộ công chức; cơ sở vật chất; công khai công cụ; quy trình; thủ tục; thời gian; phí, lệ phí; cơ chế giám sát và góp ý) cho thấy mức hài lòng chung của tổ chức và công dân trong phường là rất hài lòng (tỷ lệ 99%). Phường được UBND quận Hải Châu đánh giá cao và UBND Thành phố Đà Nẵng tặng Bằng khen về thành tích hoàn thành tốt chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2000 - 2010.

Phát huy những kết quả đạt được, những năm tới, phường Thuận Phước tiếp tục đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tích cực triển khai cơ chế “một cửa điện tử”, xây dựng chính quyền địa phương trở thành chính quyền điện tử, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ hành chính công, giải quyết tốt các yêu cầu chính đáng của công dân.

Để đạt được mục tiêu này, bên cạnh sự cố gắng của phường, đề nghị UBND thành phố Đà Nẵng và quận Hải Châu trong thời gian tới:

- Ứng dụng công nghệ thông tin cho tất cả các quy trình thủ tục hành chính và trực tuyến khi bảo đảm các điều kiện về pháp lý theo phân cấp cơ quan hành chính phường.

- Xây dựng cổng điện tử: thuanphuoc.danang.gov.vn; thuanphuoc.vn.

- Thực hiện thử nghiệm các dịch vụ hành chính công, nộp thuế nhà đất, thuế công thương nghiệp... trực tuyến

- Đầu tư trang thiết bị hiện đại hơn cho bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, lắp đặt trạm internet phục vụ cho công dân và tổ chức tra cứu và đăng ký hồ sơ trực tuyến miễn phí.

- Kết nối thông tin giữa các hệ thống thông tin của các sở, ngành, quận, phường.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu cấp phường về đất đai, doanh nghiệp và dân cư...

- Có chế độ chính sách động viên cho cán bộ, công chức phường nhằm nâng cao chất lượng và trách nhiệm phục vụ nhân dân./.